Université de Bourgogne
Dijon, France

Organiser un webinaire, retour sur un projet d’étudiants

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Organiser un webinaire, retour sur un projet d’étudiants

En master, les étudiants gagnent en expérience professionnelle grâce à des projets collectifs concrets. C’est l’occasion de développer ses compétences, son sens des responsabilités et du travail d’équipe ! Un groupe de trois étudiants a donc fait le projet d’organiser un séminaire sur le sujet de l’Amérique latine. Pour réaliser cette idée, il a fallu s’adapter aux mesures de précaution sanitaire et organiser le temps de travail avec celui des cours. Après l’évènement, ils nous livrent leur expérience tout au long du projet. Comment organiser un webinaire en étant étudiant en communication ?

D’où vient l’idée d’un séminaire sur l’Amérique latine ?

« C’était l’idée de Monsieur Gilles Bousquet [un professeur], qui avait trouvé pertinent de montrer la réalité de l’Amérique Latine aux étudiants de l’UB. »

« Comme nous sommes une équipe « internationale », nous avions envie d’organiser un événement permettant les gens de connaitre plus ce qui se passe ailleurs dans le monde. »

Comment gérer un projet en même temps que les études en master ?

« L’organisation de l’événement était un autre défi : caler les possibles dates de l’événement, coordonner avec les intervenants, etc. Nous avons passé beaucoup de temps pour discuter ensemble du projet après les cours. Nous avons eu des difficultés de différents côtés, nous avons pensé à reporter l’événement. Mais finalement nous avons tenus jusqu’au bout et c’était vraiment une expérience précieuse.« 

« Nous nous sommes partagé les tâches et mis en place un rétroplanning pour mieux avancer. Nous avons utilisé les messageries pour discuter, Google Drive pour partager et modifier les supports. Il y avait des réunions en visio entre nous et des échanges de mails avec les professeurs pour leur demander des conseils. »

Comment se sont passées vos relations avec des professionnels ?

« Tout s’est bien passé, car on a pu compter sur l’appui des enseignants (comme M Bousquet Me Paola Sedda), qui nous ont guidés depuis le début du projet. »

« Les contacts avec les intervenants étaient par mail. C’était aussi une mission de communication importante dans ce projet : il fallait s’assurer de donner des informations brèves, précises et compréhensibles. »

Comment avez-vous adapté le projet à la situation sanitaire ?

« Au début, l’événement allait être en présentiel (on a dû trouver un lieu pour accueillir plus de 200 personnes et on allait organiser une exposition de photos). Pourtant, la pandémie et le confinement nous ont obligés à trouver d’autres manières de continuer avec notre projet. Nous avons décidé de passer d’un événement physique à un événement en ligne. Pour nous, c’était un grand challenge, nous devions repenser le programme et chercher des outils numériques pertinents. »

« Nous avons retiré de l’expérience des autres webinars et nous sommes adressés à des experts en la matière. C’est un évènement qui était prévu initialement pour mars 2020 en présentiel, mais il a été reporté en mars 2021. Nous n’avons pas baissé les bras, au contraire nous tenions beaucoup à cet événement vu que nous avions presque tout préparé l’année dernière. En fin de compte, avec l’événement en ligne, nous avons pu inviter des personnes de différentes villes/pays. En termes de budget, cela nous a épargné beaucoup de frais ! »

Comment avez-vous communiqué pour faire la promotion du webinaire ?

« Au départ, nous avons pensé à créer des flyers, mais nous nous sommes concentrés sur le numérique afin de bien profiter de l’avantage de l’événement en ligne : pas de limites géographiques. Nous nous sommes en particulier approchés des communautés potentiellement intéressées par ce sujet spécifique sur les réseaux sociaux. Nous avons publié sur beaucoup de groupes Facebook des masters en liaison avec l’événement (social, politique, culture et Amérique latine…) et aussi des groupes des personnes de l’Amérique latine francophones et/ou habitant en France. De plus, nous avons créé un site pour promouvoir notre événement où les personnes intéressées peuvent s’inscrire pour recevoir le lien de participation. »

Comment la journée du webinaire s’est-elle passée ?

« Au début nous avons eu des soucis (surtout pour la connexion) mais le webinaire s’est bien passé. Nous avions préparé un programme en établissant un ordre de passage pour les intervenants. En tant que modérateur, c’était un peu difficile de contrôler le temps d’intervention des participants. Donc il fallait trouver un moyen ‘poli’ pour couper les participants et passer la parole aux autres. Nous avions fait beaucoup de tests avant le webinaire, c’était un peu stressant car nous nous inquiétions des bugs, mais heureusement l’événement a été une réussite, nous avons reçu des retours très positifs, nous sommes donc tous contents. Le webinaire s’est très bien passé, les intervenants sont très intéressants et leurs axes d’interventions sont d’actualité et bien expliqués. »

Est-ce que cela a changé votre projet professionnel ?

« Pour ma part, j’ai appris que l’organisation est très importante. J’ai aussi appris qu’il est important d’avoir un leader qui puisse déléguer des fonctions à l’équipe. »

« Personnellement, j’ai toujours été intéressée par l’événementiel, raison pour laquelle je tenais à réussir cet événement. Cette expérience n’a fait que renforcer ma volonté de continuer dans ce domaine. Certes la situation actuelle de la Covid ne laisse pas un horizon clair pour ce domaine, mais je reste optimiste. »

« Oui, j’aimerais travailler dans l’événementiel après. Au cours de l’organisation d’un événement, il y a de nombreux détails à prendre en compte et à gérer, il faut s’adapter vite à tous les changements et être assez efficace. C’est un travail qui demande beaucoup de capacité d’exécution ainsi que beaucoup de responsabilité. »

Mener à bien un projet d’événement en ligne demande donc du temps, du travail d’équipe et le sens des responsabilités. Pour les étudiants, suivre ce projet avec toutes ses difficultés et ses évolutions a été une expérience enrichissante et une belle réalisation. Quelles sont vos expériences des événements en ligne ?

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