Université de Bourgogne
Dijon, France

Outils de travail collaboratif, communiquer sur le changement

Created with Sketch.

Outils de travail collaboratif, communiquer sur le changement

En un an, les habitudes de travail des entreprises ont beaucoup évolué. Les périodes en télétravail ont accéléré l’adoption d’outils de travail collaboratif en ligne dans le fonctionnement des entreprises. C’est ce qu’a décrit Elisa Boyer, assistante de communication à l’IUT du Creusot, lors d’un séminaire professionnel. Elle a présenté aux étudiants de master 2 CNO son expérience de ce changement en tant que jeune communicante. Cette intervention nous interroge : quel est le rôle du communicant dans l’intégration d’outils de travail collaboratifs ?

Pourquoi impliquer la communication ?

Le service de communication est en lien avec les autres services. Il suit l’activité de l’entreprise pour pouvoir informer, en externe comme en interne. Ce sont aussi des professionnels à l’aise avec l’outil informatique. Par exemple Elisa Boyer avait utilisé la suite Microsoft 365 pendant ses études. Elle explique que ce profil proche de ses collaborateurs et sensibilisé au numérique lui a permis de se positionner comme médiateur. Elle a présenté le fonctionnement des nouveaux outils auprès de ses collaborateurs. Selon elle, son approche a été plus facilement accueillie que si les conseils étaient venus du service informatique.

Pour que l’utilisation des outils de travail collaboratif soit efficace, il est nécessaire que toute l’entreprise les utilise correctement. Le rôle de la communication interne est alors d’informer, de mobiliser, voire de participer à former les équipes. Le communicant participe ainsi à (ré)concilier les aspects techniques et humains de la transformation des méthodes de travail.

Comprendre le changement

Pour mieux comprendre le contexte sur lequel communiquer, ses enjeux et ses publics, se renseigner sur la conduite du changement peut servir.

Le changement

La mise en place de la suite Microsoft 365 comme outil de travail collaboratif répond à plusieurs objectifs. Il s’agit notamment de faciliter la collaboration au sein de l’entreprise. En centralisant une partie des échanges et tâches, les collaborateurs peuvent communiquer, partager et co-éditer des documents. Cela permet de gagner en efficacité pour des tâches collaborative, effectuées à distance ou non. Ce changement est technique, avec la modernisation des outils de travail, et pratique car les membres de l’entreprise devront faire évoluer leurs habitudes. C’est ce que précise Elisa Boyer : l’utilisation de Microsoft 365 apporte de nouvelles contraintes, normes, formes de contrôle, objectifs et modes de travail au sein d’une entreprise.

Les publics

Pour le bon déroulement du projet, il est important d’anticiper les comportements face aux changements. On peut donc distinguer trois catégories de personnes : les proactifs, les subversifs et les passifs. Le service de communication est une partie importante des proactifs dans le cas de l’installation d’outils collaboratifs. Il peut servir de médiateur entre la direction qui a pris la décision, le service informatique qui réalise la partie technique et les utilisateurs de ces outils dans l’entreprise. Dans ce processus, il faudra prendre en compte que 90% des collaborateurs vont probablement regarder passivement en attendant que le changement soit installé et ses avantages clairs. 9-10% seront actifs, vont amener ou tester des utilisations et 1-2% seront très actifs. Il faudrait donc garder à l’esprit l’objectif de convaincre les passifs.

Pour cela, le communicant doit bien connaître les équipes qui l’entourent et s’interroger sur leurs usages existants. Le service de communication peut aider à former à l’utilisation des nouveaux outils. Dans l’entreprise, tous n’ont pas les mêmes moyens de s’approprier le changement. Il peut y avoir des fractures de maîtrise informatique, allant d’utilisateurs experts à réfractaires. Comme l’a remarqué Elisa Boyer, pour certains services, adopter de nouveaux outils constitue un supplément de travail quand ils avaient déjà de nombreux outils à gérer, par exemple pour la comptabilité. Avec le travail à distance, des fractures d’équipement réaparaissent aussi.

Les messages

Pour tout changement, il faut identifier les principaux freins et attentes afin de trouver une réponse à chacune d’elles. Les membres de l’entreprise peuvent opposer à l’utilisation des outils collaboratifs plusieurs craintes. Du côté des employés, la nouveauté peut entraîner une perte de productivité, un sentiment d’incompétence, une perte d’indépendance, une surcharge de travail le temps de changer d’habitude. Cela demande un effort d’apprentissage plus ou moins important selon les personnes. Pour la direction, les freins sont le coût, la protection des données et la formation des collaborateurs aux nouveaux outils.

Pour que le changement se déroule bien, le communicant peut rassurer : ces inconvénients seront probablement temporaires. Il peut aussi sensibiliser aux avantages de l’utilisation des outils de travail collaboratif en ligne. Ce seront les messages à transmettre par sa communication. Pour l’entreprise, les bénéfices de l’utilisation d’outils de travail collaboratif sont les suivants :

  • Favoriser le travail d’équipe
  • Centraliser les documents et conversations
  • Gagner en productivité

Quant aux employés, ils pourront profiter de ces avantages :

  • Gagner du temps
  • Faciliter les communications entre collègues
  • Faciliter le travail en équipe, même à distance
  • Développer ses compétences techniques, relationnelles, personnelles…

Elisa Boyer a observé une certaine inertie et un conservatisme dans les outils de travail. Elle conseille pour cela de se concentrer sur la dimension socio-affective pour que les collaborateurs se sentent concernés par le changement. Les usagers doivent avoir sentiment d’être utile, de savoir faire et d’être impliqué dans le service en utilisant les outils collaboratifs. Le communicant doit montrer que ces dispositifs invisibles sont devenus indispensables. Ils répondent à des besoins pour les tâches quotidiennes et l’organisation du travail. Ils doivent être présentés comme accessibles à tous, en nommant des référents.

Communiquer

Le rôle principal du communicant au cours d’une période de changement dans l’entreprise ? Communiquer ! Il peut être nécessaire d’allouer un budget pour organiser une formation des équipes à l’utilisation professionnelle de Microsoft 365. Cependant, le service de communication est déjà qualifié pour présenter les outils à leurs collègues avec des supports explicatifs simples.

Elisa Boyer explique avoir créé un diaporama pour la prise en main de Microsoft Teams, SharePoint et OneNote. Elle a aussi naturellement pris un rôle de référent informel lorsque ses collaborateurs avaient une question sur ces outils.

Selon les dispositifs de communication existants dans l’entreprise, il est aussi possible de les mobiliser pour sensibiliser à l’utilisation des outils collaboratifs. On peut par exemple aborder le sujet dans une newsletter interne, un journal d’entreprise, un ENT, sur LinkedIn…

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *